Technische Doku neu gedacht:

Warum Informationsentwickler:innen mehr als Redakteur:innen sind.

Moderne Dokumentation ist mehr als Schreiben – sie ist Informationsarchitektur, Strategie und Nutzerführung. Genau deshalb verstehe ich mich als Informationsentwicklerin.

Technische Dokumentation ist essenziell – sie stellt sicher, dass komplexe Produkte verständlich und nutzbar sind. Doch die Personen, die diese Dokumentation erstellen, werden oft auf eine klassische Rolle reduziert: Technische Redakteur:innen.
Dabei umfasst moderne Informationsentwicklung weit mehr als das reine Schreiben von Anleitungen. Meine praktische Erfahrung hat mir gezeigt, dass es nicht nur darum geht, Inhalte zu formulieren, sondern sie strategisch zu planen, zu strukturieren und an die Bedürfnisse der Nutzer:innen anzupassen. Dies gilt insbesondere für Dokumentationen in den Bereichen Software, IT, Cybersecurity und Managementsysteme, wie z. B. Qualitäts- und Informationssicherheitsmanagement - Bereiche, in denen eine strategische Informationsentwicklung essenziell ist.

Was bedeutet Technische Dokumentation?

Traditionell umfasst Technische Dokumentation die Erstellung von Benutzerhandbüchern, Online-Hilfen oder Installationsanleitungen. Technische Redakteur:innen arbeiten oft an festen Dokumentationsformaten und begleiten Produkte von der Entwicklung bis zur Veröffentlichung. Dabei stehen Präzision, Konsistenz und Verständlichkeit im Vordergrund. Doch die Erwartungen an Dokumentation haben sich verändert: Anwender:innen erwarten heute schnelle, gezielte Antworten anstatt umfangreicher PDFs oder statischer Handbücher. Dies betrifft insbesondere die IT- und Softwarebranche, in der agile Methoden und kontinuierliche Weiterentwicklung Standard sind. Auch in Bereichen wie Cybersecurity oder Compliance erfordert eine effektive Dokumentation mehr als bloße Anleitungen – sie muss als integraler Bestandteil von Sicherheitskonzepten, Audit-Vorbereitungen und Risikomanagementstrategien betrachtet werden.

Informationsentwicklung: Ein erweiterter Blickwinkel

Informationsentwicklung geht darüber hinaus. Sie umfasst nicht nur die Erstellung von Dokumentationen, sondern die strategische Planung und Optimierung von Informationsflüssen. Dazu gehören:

• Informationsarchitektur: Wie werden Informationen strukturiert, damit sie leicht auffindbar sind? Besonders in IT-Systemen, Cybersecurity-Frameworks und Managementsystemen ist eine klare Struktur entscheidend für Effizienz und Compliance.
• Zielgruppenanalyse: Welche Informationen benötigen Nutzer:innen wirklich? In Managementsystemen, IT-Dokumentationen und sicherheitsrelevanten Prozessen müssen Inhalte für unterschiedliche Zielgruppen (z. B. Entwickler, Administratoren, Auditoren) maßgeschneidert werden.
• UX-Writing & Content-Design: Wie können Inhalte so formuliert werden, dass sie intuitiv verstanden werden? Dies ist besonders relevant für Software-Dokumentation, Benutzerhandbücher für komplexe Systeme und sicherheitskritische Anleitungen.
• Regelwerke & Vorgaben: Dokumentation von Standards, Richtlinien und regulatorischen Anforderungen in verschiedenen Bereichen wie Informationssicherheit, Qualitätsmanagement oder Datenschutz, um Prozesse nachvollziehbar, auditfähig und nachhaltig nutzbar zu machen.
• Interaktive und dynamische Inhalte: Dokumentationen, die sich mit dem Produkt weiterentwickeln (z. B. API-Dokumentation mit Swagger, automatisierte Compliance-Berichte, dynamische Vorgaben in ISMS-Tools oder interaktive Risikomanagementsysteme).
• Automatisierung und Modularisierung: Nutzung von strukturierten Formaten wie DITA, um Dokumentationen effizienter zu erstellen und zu pflegen. Besonders in Managementsystemen und regulierten Umfeldern ist dies essenziell, um Nachvollziehbarkeit und Aktualität zu gewährleisten.

Technische Skills für Informationsentwickler:innen

Informationsentwicklung bedeutet nicht nur, bestehende Inhalte besser aufzubereiten, sondern auch, sich aktiv in technische Entwicklungsprozesse einzubringen. Besonders in IT-, Software- und Security-Teams ist es wichtig, die Sprache Entwickler:innen und Administrator:innen zu sprechen und ihre Arbeitsweisen zu verstehen. Informationsentwickler:innen, die technische Tools und Methoden beherrschen, werden als wertvolle Partner:innen wahrgenommen und nicht als reine Schreibkräfte oder Dokumentationsverwalter:innen. Sie schaffen es, sich in die Denkweise der Techniker:innen hineinzuversetzen und Lösungen zu entwickeln, die sich nahtlos in bestehende Workflows integrieren lassen. Dazu gehört auch, die gleichen Tools und Prozesse zu nutzen, um Dokumentation nicht als Fremdkörper, sondern als integralen Bestandteil der Produktentwicklung zu etablieren.

Einige wichtige Skills, die Informationsentwickler:innen dafür mitbringen sollten, sind:

• Docs-as-Code: Nutzung von Markdown, AsciiDoc und Git für versionskontrollierte Dokumentation.
• Diagrams-as-Code: Erstellung technischer Diagramme mit PlantUML, Mermaid.js oder Graphviz.
• Programmiergrundlagen: Python, Javascript, YAML oder JSON verstehen – besonders für API-Dokumentation und automatisierte Workflows.
• Automatisierung: Skripte für Dokumentationstests oder Continuous Integration (CI) von Dokumentationen in Softwareentwicklungsprozesse einbinden.

Ein Beispiel aus der Praxis:

In einem Softwareentwicklungsteam, das mit agilen Methoden arbeitet, sollen API-Dokumentationen erstellt und gepflegt werden. Statt im Nachhinein Word-Dokumente zu schreiben, nutzt die Informationsentwicklerin Docs-as-Code direkt im Git-Repository des Entwicklungsteams. Dort versioniert sie die Dokumentation zusammen mit dem Code. Neue API-Endpunkte werden von den Entwickler:innen beschrieben, während die Informationsentwicklerin diese Rohinformationen übernimmt, verfeinert und mit Beispielen anreichert. Durch dieses Vorgehen bleibt die Dokumentation aktuell, nachvollziehbar und direkt an die Entwicklung angebunden. Das schafft Akzeptanz und spart Zeit, weil niemand zwischen unterschiedlichen Systemen hin- und herwechseln muss.

Dadurch wird deutlich, dass Informationsentwickler:innen, die die gleichen Tools und Workflows wie Entwickler:innen nutzen, als wertvolle Partner:innen wahrgenommen werden – nicht als zusätzliche Last.

Das Berufsbild im Wandel

Diese technischen Fähigkeiten und das damit verbundene Rollenverständnis zeigen, wie sich das Berufsbild der klassischen Technischen Redaktion zur Informationsentwicklung weiterentwickelt. Die Rolle von Technischen Redakteur:innen hat sich verändert. Früher lag der Fokus auf statischen Handbüchern – heute werden Dokumentationen in Software integriert, in agilen Teams erstellt und müssen mit kürzeren Entwicklungszyklen mithalten. Informationsentwickler:innen übernehmen eine Schnittstellenfunktion zwischen Technik, UX und Produktmanagement. Sie gestalten, planen und optimieren, anstatt nur zu dokumentieren.

Ein praktisches Beispiel: In der Cybersecurity müssen Unternehmen ihre Sicherheitsrichtlinien ständig anpassen, um neue Bedrohungen abzudecken. Klassische Technische Redakteur:innen würden Sicherheitsdokumente nach einer Richtlinienänderung aktualisieren. Informationsentwickler:innen hingegen arbeiten eng mit IT- und Compliance-Teams zusammen, um Sicherheitsrichtlinien dynamisch in bestehende Prozesse einzubetten, risikobasiertes Denken zu fördern und automatisierte Sicherheitskontrollen durch dokumentierte Best Practices zu unterstützen.

Warum diese Unterscheidung wichtig ist

Sich als Informationsentwickler:in zu verstehen, bedeutet, eine strategische Rolle einzunehmen. Während klassische Technische Dokumentation oft reaktiv agiert – also ein Produkt wird entwickelt, dann folgt die Anleitung – setzen Informationsentwickler:innen bereits in der Konzeptionsphase an. Sie helfen Teams, Wissen nutzbar zu machen, statt nur Informationen zu verwalten. Das hat entscheidende Vorteile:

• Bessere Nutzererfahrung: Inhalte sind gezielter auf die tatsächlichen Bedürfnisse abgestimmt, insbesondere in IT- und Sicherheitskontexten, in denen Zeitkritikalität eine große Rolle spielt.
• Höhere Effizienz: Dokumentationen sind nachhaltiger, weil sie modular, wiederverwendbar und automatisiert erstellt werden. Dies ist besonders wichtig in regulierten Bereichen wie Informationssicherheit und Qualitätsmanagement.
• Strategische Einflussnahme: Informationsentwickler:innen gestalten Prozesse mit und verbessern so nicht nur die Dokumentation, sondern das gesamte Produkt oder Managementsystem.
• Höhere Akzeptanz im Unternehmen: Durch ihre interdisziplinäre Rolle können Informationsentwickler:innen zwischen Entwicklung, Produktmanagement, Cybersecurity und Compliance vermitteln und sicherstellen, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis für Wissensvermittlung haben.

Zeit für ein neues Selbstverständnis

Die Technische Dokumentation bleibt eine zentrale Aufgabe, doch das Berufsbild muss sich weiterentwickeln. Informationsentwickler:innen sind nicht nur Texter:innen, sondern aktive Gestalter:innen von Wissensprozessen. Sie überbrücken die Kluft zwischen Technik, Nutzer:innen und regulatorischen Anforderungen und machen Informationen zu einem strategischen Asset.

Statt nur Dokumentation zu verwalten, setzen sie neue Maßstäbe für eine integrierte, nutzerzentrierte und automatisierte Informationsbereitstellung. Durch den Einsatz moderner Methoden wie Docs-as-Code, Diagrams-as-Code und strukturierten Content-Strategien stellen sie sicher, dass Wissen nicht nur vorhanden, sondern effektiv nutzbar ist.

Diese Rolle erfordert ein neues Selbstverständnis: weg vom reinen Dokumentieren, hin zur aktiven Mitgestaltung von Prozessen. Unternehmen, die dies erkennen und Informationsentwickler:innen frühzeitig in ihre Produkt- und Sicherheitsstrategie einbinden, profitieren von einer effizienteren Entwicklung, besseren Compliance und einer gestärkten Nutzererfahrung.

Was bedeutet das für die Praxis?

• Frühzeitige Einbindung in den Produktentwicklungs- und Sicherheitsprozess: Als Informationsentwickler:in nicht erst zum Ende eines Projekts einsteigen, sondern von Beginn an involviert sein.
• Technische Tools beherrschen: Wer sich mit API-Dokumentation, Automatisierung, ISMS, IT-Compliance und strukturierten Formaten auskennt, wird zu einer unverzichtbaren Schnittstelle im Team.
• Den Nutzer in den Fokus stellen: Regelmäßiges Einholen von Feedback und Analyse von Nutzerverhalten hilft, Dokumentationen kontinuierlich zu verbessern und an sich verändernde Sicherheits- oder Qualitätsstandards anzupassen.

Informationsentwicklung ist mehr als eine technische Disziplin – sie ist ein zentraler Bestandteil erfolgreicher und zukunftsfähiger Unternehmen.